Organi collegiali online: voto a distanza solo con identità certa, sicurezza e privacy. Ecco le indicazioni del Ministero. Allegato tecnico e NOTA

Il Ministero dell’Istruzione e del Merito ha trasmesso alle scuole la nota sugli esiti del confronto con le organizzazioni sindacali relativo allo svolgimento a distanza delle attività collegiali con carattere deliberativo.

Il riferimento è l’articolo 44, comma 6, del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021, che prevede la definizione di criteri e modalità per consentire lo svolgimento online delle attività collegiali indicate dal comma 3, lettere a) e b).

Si tratta, in particolare, delle riunioni del Collegio dei docenti, comprese le attività di programmazione e verifica di inizio e fine anno, e delle attività collegiali dei consigli di classe, interclasse e intersezione, inclusi i gruppi di lavoro operativo per l’inclusione.

Regolamenti d’istituto da integrare

La possibilità di svolgere a distanza riunioni con funzione deliberativa non opera automaticamente. Le istituzioni scolastiche dovranno integrare i propri regolamenti d’istituto, disciplinando in modo puntuale lo svolgimento delle sedute online e le modalità di voto.

L’allegato tecnico precisa che le soluzioni digitali adottate devono garantire la validità giuridica delle deliberazioni, la sicurezza e l’integrità delle operazioni, la protezione dei dati personali e la corretta gestione documentale.

Le scuole, nell’ambito della propria autonomia organizzativa, potranno utilizzare anche strumenti di uso corrente, comprese piattaforme di videoconferenza o sistemi integrati, purché conformi ai requisiti indicati.

Identificazione certa dei partecipanti

Uno degli aspetti centrali riguarda l’identificazione degli utenti. Le soluzioni adottate devono consentire di associare in modo univoco ogni accesso al soggetto avente diritto a partecipare e votare.

Le credenziali non dovranno essere condivise o impersonali e il sistema dovrà impedire accessi non autorizzati o fenomeni di impersonificazione.

È inoltre prevista una distinzione chiara dei ruoli, ad esempio presidente, segretario e componenti dell’organo collegiale, in modo che ciascun utente possa accedere solo alle funzionalità necessarie.

Voto online: un solo voto per ogni avente diritto

Il sistema di voto dovrà garantire che ogni avente diritto possa esprimere un solo voto, che il voto sia registrato in modo integro e non modificabile e che l’esito sia corretto e verificabile.

Dovranno essere rispettati anche i quorum deliberativi e le regole procedurali previste dai regolamenti.

Se si utilizzano strumenti integrati nelle piattaforme di videoconferenza, la scuola dovrà verificare che siano effettivamente in grado di garantire identificazione dei partecipanti, univocità del voto e disponibilità di evidenze verificabili dell’esito. In caso contrario, tali strumenti potranno essere usati solo per attività non deliberative o per votazioni senza rilevanza giuridica.

Voto palese e voto segreto: garanzie diverse

Nel caso di voto palese, il sistema deve garantire la tracciabilità del voto e l’associazione tra votante e scelta espressa. I risultati devono poter essere documentati, verbalizzati e conservati.

Più complessa la disciplina del voto a scrutinio segreto. In questo caso l’allegato tecnico richiede una separazione effettiva tra identità del votante e voto espresso, un anonimato reale e non reversibile, e l’impossibilità per amministratori, fornitori o altri soggetti di risalire al voto individuale.

Non sono quindi sufficienti strumenti che dichiarano l’anonimato senza garantirlo tecnicamente. Particolare attenzione deve essere posta anche ai metadati, come log e timestamp, che non devono consentire la re-identificazione del votante.

Sicurezza informatica e piattaforme cloud

Le soluzioni adottate dovranno essere conformi alle Linee guida AgID in materia di sicurezza ICT.

Tra le misure richieste rientrano la cifratura dei dati, la protezione da vulnerabilità note, gli aggiornamenti periodici, il monitoraggio degli accessi, sistemi di audit, backup, procedure di ripristino e gestione degli incidenti di sicurezza.

Nel caso di piattaforme cloud o servizi di terze parti, le scuole dovranno verificare la localizzazione dei dati, le modalità di trattamento, le misure di sicurezza dichiarate dal fornitore e la conformità alla normativa europea e nazionale.

Privacy, GDPR e DPIA

Il trattamento dei dati personali dovrà rispettare i principi del GDPR, tra cui minimizzazione, limitazione delle finalità, integrità, riservatezza e responsabilizzazione.

Se il servizio è erogato da un fornitore esterno che tratta dati personali per conto della scuola, sarà necessaria la nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

Per i sistemi di voto digitale, nei casi previsti, l’allegato tecnico richiama anche la necessità di effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, la cosiddetta DPIA.

Verbali digitali e conservazione degli atti

Le attività collegiali svolte a distanza dovranno essere documentate attraverso verbali digitali, registrazioni degli esiti di voto ed evidenze delle operazioni svolte.

I documenti dovranno essere immodificabili, completi e associati ai metadati necessari a garantirne autenticità, integrità e contestualizzazione.

Anche la conservazione dovrà rispettare le Linee guida AgID, assicurando nel tempo leggibilità, reperibilità, autenticità e integrità dei documenti.

Malfunzionamenti e responsabilità delle scuole

Le istituzioni scolastiche dovranno prevedere anche procedure per la gestione di eventuali malfunzionamenti, compresa la possibilità di sospendere le operazioni di voto e, se necessario, ripeterle.

Dovranno inoltre essere individuate le figure responsabili della conduzione della seduta e della verbalizzazione, nel rispetto delle funzioni tipiche degli organi collegiali.

Prima di adottare le soluzioni digitali, le scuole saranno tenute a verificarne la conformità ai requisiti dell’allegato tecnico, acquisendo documentazione tecnica idonea e una dichiarazione di conformità da parte del fornitore o del partner tecnologico.

Lavoro agile la modalità più compatibile

La nota ministeriale richiama infine l’orientamento applicativo ARAN del 12 giugno 2024, secondo cui le attività collegiali a distanza devono essere previste nel Regolamento d’istituto e possono essere svolte utilizzando una delle modalità di lavoro a distanza disciplinate dal contratto.

Nel confronto tra Ministero e organizzazioni sindacali, la modalità del lavoro agile è stata individuata come lo strumento maggiormente compatibile con lo svolgimento delle attività collegiali deliberative, fermo restando il rispetto degli impegni sottesi e connessi al servizio.